1. Veri sorumlusu ve iletişim

Bu başvuru kapsamında veri sorumlusu Atlantic Global Scholars Eğitim Turizm Limited Şirketi'dir (AGS Türkiye).

Adres: Kızılırmak Mah. 1443. Cad. No: 25B, İç Kapı No: 8, Çankaya / Ankara – Türkiye. E-posta: office@atlanticglobalscholars.org. Telefon: +90 (312) 524 29 67. MERSİS: 0102102866800001.

Bu metin, 18 yaşından küçük öğrencinin veli veya yasal vasisi tarafından yapılan başvuruda öğrenciye, başvuran veli/vasiye ve bilgileri bildirilen diğer kişilere ilişkin veri kullanımını açıklar. Başvuru gönderimi, program sözleşmesinin kabulü veya ödeme işlemi değildir.

2. Hangi bilgiler alınır?

Formda şu bilgiler alınır:

• Öğrencinin adı, soyadı, doğum tarihi ve yeri, vatandaşlığı; sınıfı, şubesi, okul numarası ve iletişim bilgileri.
• Dil düzeyi ve diğer dilleri; ilgi alanları, katılım gerekçesi, çalışma/ekip deneyimi, araştırma sorusu ve ekip katkısına ilişkin yazılı yanıtları.
• Pasaportunun bulunma/yenilenme durumu, türü ve geçerlilik tarihi; Schengen vizesi durumu, önceki yurt dışı seyahati ve vize reddine ilişkin seçenekli beyanları; belge, seyahat muvafakati ve randevu hazırlığı bilgileri.
• Veli/vasinin adı, öğrenciyle ilişkisi, iletişim ve yazışma adresi, temsil yetkisi beyanı; ikinci acil durum kişisinin adı, yakınlığı ve iletişim bilgileri; referans öğretmenin adı, görevi ve iletişim bilgileri.
• Sabit seyahat dönemi bilgisi, mevcut AGS Global High School veya AGS Global Portfolio kayıt statüsü, ödeme yöntemi ve varsa taksit talebi; kıyafet bedeni, görüşme talebi ve görsel kullanımına ilişkin ön tercihi.
• Başvuru numarası, gönderim tarih-saat bilgisi, form beyanları, okunan aydınlatma sürümü, kayıt erişimini ve mükerrer başvuruları yönetmek için üretilen teknik kayıtlar, işlem ve bildirim kayıtları.

Bu ilk formda T.C. kimlik numarası, pasaport numarası, kimlik/pasaport kopyası, sağlık belgesi, ödeme dekontu veya kart numarası/CVV istenmez. Sağlık, engellilik, ilaç, alerji, din/inanç gibi özel nitelikli bilgileri veya belge görüntülerini açık yanıt alanlarına yazmayınız. Gerekli destek bilgileri, ihtiyaç doğduğunda ayrı ve erişimi sınırlı süreçte ele alınır.

3. Amaçlar ve hukuki sebepler

Veli/vasinin başvuru ve iletişim bilgileri, talep ettiği programa ilişkin başvuruyu almak, sorularını yanıtlamak ve kişisel kayıt teklifini hazırlamak için; sözleşmenin kurulmasıyla doğrudan bağlantılı olduğu ölçüde 6698 sayılı Kanun'un 5/2-c maddesine dayanılarak işlenir.

Öğrencinin eğitim, yaş ve seyahate hazırlık bilgileri ile yazılı yanıtları; programa uygunluğu değerlendirmek, referans görüşmesini ve hazırlık iletişimini yürütmek için işlenir. İkinci iletişim kişisi bilgileri, veliye ulaşılamadığında gerekli iletişimi sağlayabilmek içindir. Bu işlemler ile başvuru güvenliği ve mükerrer kayıtların önlenmesi, kişilerin temel hakları ve özellikle çocuğun hakları gözetilerek, gerekli ve ölçülü olduğu sınırda AGS'nin meşru menfaati kapsamında Kanun'un 5/2-f maddesine dayanır.

Başvuru/beyan ve işlem kayıtları, uyuşmazlıklarda hakların ileri sürülmesi veya korunması gerektiği ölçüde 5/2-e; aydınlatma ve ilgili kişi başvurularının karşılanması gibi hukuki yükümlülükler için gerekli olduğu ölçüde 5/2-ç kapsamında tutulur. Ödeme ve taksit tercihleri bu aşamada yalnız teklif hazırlığı içindir; tahsilat veya kesin taksit onayı değildir.

Bu metni okuma beyanı açık rıza yerine kullanılmaz. Fotoğraf/video ön tercihi de tek başına yayın izni oluşturmaz. Tanıtım iletişimi veya ayrıca açık rıza gerektiren kullanım, gerektiğinde ayrı bir bilgilendirme ve tercih süreciyle yürütülür; başvurunun şartı yapılmaz.

4. Toplama yöntemi ve alıcılar

Veriler elektronik form ve başvuruyla ilgili yazışmalar üzerinden; elektronik kayıt sistemlerinde tamamen veya kısmen otomatik yöntemlerle toplanır. Öğrenci bilgilerini veli/vasi; öğretmen ve ikinci iletişim kişisi bilgilerini başvuran aile iletir.

Başvuruyu değerlendiren yetkili AGS ekipleri, görevleri için gerekli bilgilere erişir. Okul/program koordinasyonu ve referans görüşmesi için, ilgili okul görevlileri veya bildirilen öğretmenle yalnız bu işin gerektirdiği bilgiler paylaşılır. Yetkili kamu kurumlarına bilgi verilmesi, somut bir hukuki yükümlülük veya usulüne uygun talep bulunmasına bağlıdır.

Portal, Sites üzerinden sağlanan Cloudflare altyapısında çalışır; başvuru ve işlem kayıtları D1 veritabanında tutulur. Başvuru bildirimleri, AGS'nin Google e-posta/Apps Script hizmetleri aracılığıyla öğrenciye, veli/vasiye ve ilgili AGS ofisine gönderilir. Bu hizmetlerde iletişim adresleri, başvuruya ilişkin gerekli bildirim içeriği ve kayıt bağlantıları işlenir. Kişisel kayıt bağlantınızı ilgisiz kişilerle paylaşmayınız.

Sonraki aşamalar ayrıdır: ödeme belgesi yüklenmesi hâlinde portalın Cloudflare R2 dosya depolaması kullanılır. Kayıt onayını takiben hesap açılması gerektiğinde My AGS/LMS hesap servisine öğrenci ve veli/vasi adları, e-posta adresleri, başvuru referansı ve veli-öğrenci bağlantısı için gereken telefon/yakınlık bilgileri iletilir. İlk başvurunun gönderilmesi, kendiliğinden LMS hesabı oluşturmaz veya ödeme belgesi yüklemez.

Program sahibi Atlantic Global Scholars Ltd (Birleşik Krallık) ile yürütülen program koordinasyonu ve kullanılan bulut, e-posta ve öğrenme hizmetleri kapsamında yurt dışındaki alıcılara aktarım veya yurt dışından erişim söz konusu olabilir. Bu işlemler, belirtilen amaçla ve gerekli veriyle sınırlı olarak, Kanun'un 9. maddesindeki uygulanabilir aktarım şartları çerçevesinde yürütülür. Bu metnin okunduğunun beyan edilmesi, yurt dışı aktarım için açık rıza alınması anlamına gelmez.

5. Saklama ve diğer kişilerin bilgilendirilmesi

Bilgiler, ilgili başvuru amacının gerektirdiği süre ve uygulanabilir yasal yükümlülükler veya hakların korunması için gerekli süreyle sınırlı tutulur. İşleme dayanağı kalmayan veriler, uygulanabilir saklama ve imha kuralları uyarınca silinir, yok edilir veya anonimleştirilir. Sonraki kayıt, ödeme ve destek işlemlerinin kapsamı ilgili aşamada ayrıca açıklanır.

Lütfen bilgilerini bildireceğiniz referans öğretmen ve ikinci iletişim kişisiyle bu metni paylaşınız. AGS'nin bu kişileri mevzuatta öngörülen zamanda bilgilendirme yükümlülüğü devam eder; bu yükümlülük aileye devredilmez.

6. Haklarınız ve başvuru

Kanun'un 11. maddesi kapsamında; verilerinizin işlenip işlenmediği, kullanım amaçları ve amaca uygunluğu ile yurt içi/yurt dışı alıcıları hakkında bilgi isteyebilirsiniz. Yanlış veya eksik bilgilerin düzeltilmesini; kanuni koşulları oluştuğunda silinmesini/yok edilmesini ve bu işlemlerin verilerin iletildiği kişilere bildirilmesini talep edebilirsiniz. Yalnız otomatik analizden kaynaklanan aleyhe sonuca itiraz etme ve hukuka aykırı işleme nedeniyle oluşan zararın giderilmesini isteme haklarınız da vardır.

Taleplerinizi, AGS'ye önceden bildirdiğiniz ve kayıtlarımızda bulunan e-posta adresinizden office@atlanticglobalscholars.org adresine veya yukarıdaki şirket adresine imzalı yazılı başvuruyla iletebilirsiniz. Mevzuatta kabul edilen diğer başvuru yöntemleri saklıdır. Başvuruda talebinizi ve mevzuatın gerektirdiği kimlik/iletişim bilgilerini belirtiniz; çocuk adına işlem yapılıyorsa temsil yetkisi de doğrulanır. Talepler niteliğine göre mümkün olan en kısa sürede, en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır. Kurula şikâyet ve diğer kanuni başvuru hakları saklıdır.